Stem personeelscapaciteit af op zorgzwaarte (2014-08-15)

— onderstaand blog is gepubliceerd bij Skipr.nl/hrm —

 

Stem personeelscapaciteit af op zorgzwaarte

Het werken volgens drie diensten van elk acht uur is een vertrouwd patroon in ziekenhuizen. Toch vind ik dit maar een raar fenomeen. Per etmaal zijn er slechts drie momenten waarop het aantal medewerkers (de personeelscapaciteit) wordt aangepast op het werkaanbod (de zorgzwaarte). Is dat reëel? Een retorische vraag. Onnodige werkdruk en inefficiëntie zijn het gevolg. Er zijn realistische alternatieven.  Toch houden we veelal vast aan het vertrouwde 3×8 patroon.

 

’s Avonds naar de tandarts gaan. Je postpakket laten afleveren op het tijdstip dat je zelf kiest. Op zondag boodschappen doen. Hoe vanzelfsprekend vinden we dat allemaal. In onze rol als consument benutten we de mogelijkheden van harte. Maar om de dienstverlening op die nieuwe tijden mogelijk te maken, moet er wel door (diezelfde?) mensen op andere tijden gewerkt worden. Dan is het gemopper niet van de lucht. In de ziekenhuissector is het niet anders als het gaat om de implementatie van nieuwe werktijdpatronen. Dát het nodig is, blijkt uit bijvoorbeeld:

  • Problemen om de lunchpauze buiten de afdeling te kunnen doorbrengen (‘te druk’);
  • De zorgzwaarte loopt ’s morgens tot half negen/ negen uur gestaag op, terwijl al vanaf half acht een vaste personeelscapaciteit aanwezig is;
  • Iets te weinig personeel in relatie tot de zorgzwaarte tijdens de eerste helft van de avonddienst (werkdruk!);
  • Iets te veel personeel in relatie tot de zorgzwaarte tijdens de tweede helft van de avonddienst (inefficiëntie!).

Naar mijn idee zijn er drie redenen waarom het vertrouwde 3×8 uur werktijdpatroon stand houdt: de macht der gewoonte (het werkt toch goed zo?), mogelijke knelpunten in de werkoverdracht en zorgen om de complicering van het roosterproces. De eerste reden domineert vermoedelijk. Het betreft cultuur en is ongrijpbaar. Beide andere bezwaren zijn tastbaarder en kan ik weerleggen.

 

Werk- en patiëntenoverdracht

Bij een 3×8 uur arbeidstijdenpatroon is er grote regelmaat in de werk- en patiëntenoverdracht. Een grotere variatie van diensten leidt tot meer overdrachtsmomenten. En niet iedereen is daarbij aanwezig. Heb je als dagdienst om kwart voor acht de patiënten doorgesproken met de nachtdienst, komen er vervolgens om acht uur en half negen weer nieuwe dagdiensten binnen. Ja, dat is hinderlijk en deels ook onvermijdelijk. Maar nee, het probleem is niet onoverkomelijk dankzij het EPD. Maar maken we daarvan optimaal gebruik? Natuurlijk kan het EPD de mondelinge overdracht niet vervangen. Dialoog en samenwerking zijn nodig. Niet eenmalig tijdens de overdracht, maar ook tijdens de dienst.

 

Complex roosterproces? Gebruik het jaarurensysteem!

Veel planners voorzien een complicering van het roosterproces bij een grotere verscheidenheid aan diensten. Zij salderen per week of maand en puzzelen om iedereen ‘genoeg diensten’ te geven. Meer variatie in diensttypes is daarentegen goed mogelijk dankzij het jaarurensysteem. Saldering vindt plaats per jaar en niet langer per week of maand. Je beschikt over een ruim tijdvak om het aantal uren ‘rond’ te maken. In de ziekenhuiswereld moeten we nog leren om het jaarurensysteem te gebruiken waarvoor het bedoeld is.

 

Hoe kan het anders?

No pain, no chain. Wat zou anders kunnen? Een paar mogelijkheden die ik mocht implementeren:

  • Twee of drie typen dagdiensten in plaats van één. Niet iedereen om half acht laten starten.
  • Verlengen van één dagdienst tot tien of twaalf uur. De personeelscapaciteit in de drukke eerste helft van de avonddienst is groter. Als zo’n lange dienst náást merendeels ‘normale’ diensten van acht uur bestaan, willen de meeste medewerkers wel af en toe lang werken.
  • Een tweede type avonddienst met een vroegere eindtijd dan de gangbare elf uur of half twaalf. Is enerzijds gezondheidskundig verstandig en anderzijds passend bij de afnemende zorgzwaarte in de tweede helft van de ‘klassieke’ avonddienst.

De alternatieven zijn geen hogere wiskunde. De alternatieven leiden in de praktijk tot merkbare reductie van de werkdrukbeleving bij medewerkers en tot een doelmatiger personeelsinzet. Kortom, wat belet u om ermee aan de slag te gaan?

Comments are closed.